Электронные таблицы. Назначение и основные функции
Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров – прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. Из них наибольшую известность приобрели Lotus 1–2–3 фирмы Lotus Development, Supercalc фирмы Computer Associates, Multiplan и Excel фирмы Microsoft. Отечественные школьные компьютеры также оснащены упрощенными (учебными) версиями табличных процессоров.
Табличные процессоры (ТП) – удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации. Эти программы позволяют создавать таблицы, которые (в отличие от реляционных баз данных) являются динамическими, т.е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы – электронные таблицы (ЭТ). Электронная таблица (документ) создается в памяти компьютера. В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере.
Среда табличного процессора
Рабочим полем табличного процессора является экран дисплея, на котором электронная таблица представляется в виде матрицы. ЭТ, подобно шахматной доске, разделена на клетки, которые принято называть ячейками таблицы. Строки и столбцы таблицы имеют обозначения. Чаще всего строки имеют числовую нумерацию, а столбцы – буквенные (буквы латинского алфавита) обозначения. Как и на шахматной доске, каждая клетка имеет свое имя (адрес), состоящее из имени столбца и номера строки, например: А1, С13, F24 и т.п.
Но если на шахматной доске всего 8х8=64 клетки, то в электронной таблице ячеек значительно больше. Например, у табличного процессора Excel таблица максимального размера содержит 256 столбцов и 16384 строки. Поскольку в латинском алфавите всего 26 букв, то начиная с 27-го столбца используются двухбуквенные обозначения, также в алфавитном порядке: АА, АВ, AC,…, AZ, ВА, ВВ, ВС,…, BZ, СА… Последний, 256-й столбец имеет имя IY. Значит, существуют ячейки с такими, например, именами: DL67, HZ10234 и т.п.
Электронные таблицы Excel. Основные сведения.
Представление данных в виде таблиц существенно упрощает анализ информации. Для решения задач, которые можно представить в виде таблиц, разработаны специальные пакеты программ, называемые электронными таблицами или табличными процессорами. Они ориентированы прежде всего на решение экономических задач, однако с их помощью можно решать математические, физические и инженерные задачи, например, осуществлять расчеты по формулам, строить графики и диаграммы.
Программа Excel входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows. Версии программы Excel 4.0 и Excel 5.0 предназначены для работы в Windows 3.1, а Excel 7.0 и 97 – для Windows-95/98. Есть Excel-2000, входящий в пакет программ Office-2000, работающий в Windows-2000. Чем старше № версии Excel, тем она совершеннее.
Программа Excel относится к основным офисным компьютерным технологиям обработки числовых данных.
Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением XLS. Такой файл *.xls называется рабочей книгой (Work Book). В каждом файле *.xls может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet). Одна электронная таблица состоит из 16384 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 16384, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита A, B, C,…, Z, AA, AB, AC,…, IY.
На пересечении столбца и строки располагается основной элемент таблицы – ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные – число, текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца или строки можно менять при помощи мыши. При вводе данных в ячейку это происходит автоматически, т.е. электронные таблицы являются «резиновыми». Для указания конкретной ячейки используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых находится ячейка, например: A1, B2, F8, C24, AA2 и т.д.
Чтобы сделать ячейку активной, надо указать в неё мышью и нажать левую клавишу мыши. Ячейка при этом будет выделена прямоугольной рамкой. При вводе формулы надо сперва вводить знак =, поскольку знак = является признаком формулы. Прямоугольная группа ячеек, заданная первой и последней ячейкой, разделяемых двоеточием называется интервалом. Пример: C5:D10. Выделение группы ячеек производится мышью.
Электронные таблицы Excel можно использовать для создания Баз Данных. Программа Excel является многооконной. Окнами являются рабочие листы Excel. Для сортировки данных необходимо указать мышью
Меню Данные, Сортировка.
Для запуска Excel сначала надо запустить Windows, затем найти иконку Excel на рабочем столе или в меню кнопки Пуск и дважды щелкнуть по ней. Для старого Windows 3.1 надо открыть окно программной группы MS Office (Excel 5.0) или Приложения (Excel 4.0). В указанных окнах находится программный элемент Excel 4.0 или 5.0. Запуск Excel осуществляется двойным щелчком мыши по программному элементу Excel.
Вверху расположено Главное (горизонтальное) выпадающее меню, состоящее из 8 пунктов. Ниже меню расположена панель инструментов (кнопки с специальными значками).
Получение помощи, вызов справочной системы Excel – клавиша F1 или знак? в меню. В справочной системе Excel 5.0 есть обучающая программа «Быстрое знакомство».
Для создания файла надо указать мышью пункт меню Файл, затем пункт Сохранить Как, найти на диске каталог, где будет находиться файл, задать имя файла. Можно использовать клавишу F12 (Excel 4.0). Расширение файла будет xls. Имя файла, если его не задать, будет book1.xls (Excel 5.0, Excel-97) или sheet1.xls (Excel 4.0).
Для обновления (очистки) окна в Excel надо указать мышью пункт Файл и затем пункт Создать файл или Ctrl-N в Excel 5.0–97. Для сохранения файла – п. меню Файл, Сохранить или Ctrl-S (Excel 5.0–97), или Shift-F12 (Excel 4.0).
Для того, чтобы загрузить (считать) файл с диска – п. меню Файл, Открыть файл или Ctrl-O (Excel 5.0–97), или Ctrl-F12 (Excel 4.0). Распечатка файла – п. меню Печать или Ctrl-P (Excel 5.0–97) или Ctrl-Shift-F12 (Exel 4.0). Перед распечаткой надо сделать выделение и обрамление того участка таблицы с заполненными ячейками, который следует распечатать.
Для завершения (выхода из) Excel – п. меню Файл и затем Выход или Alt-F4. Если в окне несохранённый файл, то его надо сохранить или выйти без сохранения, но тогда информация будет утрачена.
Файл, созданный в Excel 4.0, может быть прочитан в Excel 5.0 или Excel-97, но не наоборот. В Excel можно быстро заполнять таблицы цифрами по формуле, например с помощью Меню Правка, Заполнить Вниз.
В Excel возможно использование встроенных инструментов: Мастера Диаграмм для построения графиков, Мастера Функций для производства математических вычислений, программы для создания рисунков (как и в Word).
Для вызова Мастера Функций надо взять Меню Вставка, Функция, выбрать необходимую функцию в списке встроенных функций.
Для вызова Мастера Диаграмм надо взять Меню Вставка, Диаграмма. Но сперва выделяют столбец чисел.
Для вызова программы для создания рисунков надо взять Меню Вставка, Объект, выбрать MS Draw в списке объектов. Для вызова указанных объектов можно также использовать соответствующие кнопки в панели инструментов. Excel есть и собственная программа создания рисунков.
Для вставки в электронную таблицу Excel графического файла *.bmp, *.wmf и др. надо указать мышью Меню Вставка, Рисунок, выбрать на диске необходимый графический файл, содержащий рисунок, и ОК.
В Excel, как и в Word, возможен обмен информацией (текст, графика, формулы, диаграммы и т.д.) с другими приложениями (Word, MS Works, PaintBrush и др.) через Буфер Обмена Windows.
Копирование, вырезание и вставка выделенного содержимого ячеек производится также как и в Word 6.0 через пункт меню Вставка или соответствующих кнопок в панели инструментов.
Электронные таблицы – это программа для создания и использования документов с автоматическим расчетом вносимых данных.
На сегодняшний день Excel является самой мощной программой, предназначенной для работы с электронными таблицами. Она обладает множеством функций, которые окажут вам существенную помощь в повседневной работе. Следует сказать, что в мире существуют и другие табличные редакторы – например, российский Лексикон-XL.
Одним из важнейших особенностей электронных таблиц является способность связывать ячейки друг с другом с помощью формул, причем, программа позволяет работать с разными форматами отображения чисел – денежными, целыми, датой, временем, процентами и многими другими.
Окно программы Excel
Рабочее окно Excel содержит стандартную строку заголовка, меню и панели инструментов. Под ними расположена панель, в составе которой имеются поле имени и строка формул.
В строке состояния, находящейся в нижней части окна программы Excel, выводится информация о состоянии программы, режимах ее работы и выполняемых операциях. Например, если на клавиатуре включен режим Num Lock, на правом конце строки состояния отображается надпись NUM. Строка состояния также информирует пользователя о том, что можно вводить данные или выполнять команду. В этом случае в ней отображается слово Готово.
Рабочие книги и рабочие листы
При запуске программы Excel открывается окно, содержащее новую рабочую книгу. Рабочая книга – это многостраничный документ Excel, каждая страница которого называется рабочим листом. В окне документа отображается активная страница. По умолчанию книга содержит три рабочих листа с именами Лист1, Лист2 и ЛистЗ. Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество – 255). На левом конце горизонтальной полосы прокрутки находятся ярлычки листов и кнопки прокрутки для их просмотра.
Таблицы в программе Excel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержимое таблицы. Рабочий лист состоит из 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. По умолчанию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами.
Каждая ячейка имеет собственный адрес, он определяется именем столбца и номером строки, которым принадлежит ячейка. Например, ячейка в левом верхнем углу рабочего листа с содержащимся в ней текстом «Наименование» имеет адрес А1. Хотя создается впечатление, что часть текста переходит в ячейку В1 следующего столбца, на самом деле весь текст расположен в ячейке А1.
Активная ячейка А1 на рисунке окружена рамкой, которая называется рамкой активной ячейки, а заголовки столбца и строки этой ячейки подсвечиваются. В каждый момент времени активной является только одна ячейка, и данные можно вводить лишь в нее. Для выбора ячейки щелкните на ней кнопкой мыши, при этом ячейка становится активной (текущей).
Перемещение по рабочему листу
Говоря о перемещении по рабочему листу, обычно имеют в виду перемещение рамки активной (текущей) ячейки. Она перемещается на одну строку вверх или вниз либо на один столбец влево или вправо с помощью клавиш управления курсором (клавиши со стрелками). Наиболее часто применяемые для этой цели клавиатурные комбинации приведены в таблице.
| Клавиши | Перемещение |
| Page Down | На один экран вниз |
| Page Up | На один экран вверх |
| Home | В начало текущей строки |
| Ctrl+Home | К ячейке А1 |
| Ctrl+End | В последнюю заполненную ячейку таблицы |
| Ctrl+^ | Вверх до первой заполненной ячейки |
| Ctrl+v | Вниз до первой заполненной ячейки |
| Ctrl+< | Влево до первой заполненной ячейки |
| Ctrl+> | Вправо до первой заполненной ячейки |
| Ctrl+Page Up | К следующему листу рабочей книги |
| Ctrl+Page Down | К предыдущему листу рабочей книги |
При перемещении рамки активной ячейки Excel может автоматически смещать границы видимой области таким образом, чтобы активная ячейка всегда была видимой. Перемещение границ видимой области без изменения положения активной ячейки называют перемещением рабочего листа или прокруткой. Если необходимо просмотреть другие области рабочего листа, используют элементы полосы прокрутки. Для смешения на одну строку вверх или вниз следует щелкнуть на кнопке со стрелкой вверх или вниз.
Эти кнопки расположены на верхнем и нижем концах вертикальной полосы прокрутки. Для перемещения на один столбец влево или вправо используются такие же кнопки на концах горизонтальной полосы прокрутки. Чтобы переместиться вверх, вниз, влево или вправо на одно окно, следует щелкнуть на свободном месте соответственно выше, ниже, слева или справа от бегунка на полосе прокрутки.
Если вам необходимо переместиться на несколько строк или столбцов, используйте бегунки полос прокрутки. Для быстрого перемещения по большим таблицам перетаскивайте бегунок, удерживая нажатой клавишу .
Ввод данных
В ячейки рабочего листа могут быть введены данные трех типов: числа, формулы и текст. Числа (к ним мы будем относить также значения даты и времени) представляют собой величины, использующиеся в вычислениях, скажем для определения количества дней, на которое просрочен возврат видеокассеты или для расчета начисленных процентов на депозит за определенный период времени. Формулами называются инструкции, вводимые в ячейки, в соответствии с которыми производятся вычисления. Текст – это информация, не являющаяся ни числом, ни формулой. Текст обрабатывается как последовательность символов, даже если он представляет собой набор цифр.
Данные могут вводиться только в активную ячейку-либо непосредственно, либо с использованием строки формул, которая расположена под панелью инструментов в верхней части экрана, Выберите нужную ячейку, а затем начинайте ввод данных. В ячейке немедленно появится курсор, а вводимые символы отобразятся как в ячейке, так и в строке формул; при этом станут доступными кнопки управления строки формул.
Если при вводе данных произошла ошибка, щелкните в строке формул на кнопке Отмена с изображением крестика красного цвета. Отменяется ввод и посредством нажатия клавиши на клавиатуре. Нажмите кнопку Ввод (на ней изображена галочка зеленого цвета), чтобы закончить ввод данных, – кнопки строки формул исчезнут. Для завершения ввода и перехода к другой ячейке воспользуйтесь клавишей .
По умолчанию программа Excel поддерживает функцию автозавершение для ввода данных в ячейку. Если несколько начальных символов, введенных в активную ячейку, совпадают с символами, находящимися в какой-либо из ячеек этого столбца, то недостающая часть символов будет введена автоматически. В Excel производится автоматический ввод только тех записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить вручную.
В случае, когда введенные числовые значения не помещаются в ячейку из-за недостаточной ширины столбца, вместо них на экране отображается несколько символов диеза (#). Тем не менее, содержимое такой ячейки вы можете увидеть во всплывающем окне, установив на ней указатель мыши.
Редактирование данных
Существует два способа изменения содержимого ячейки. При вводе в выбранную ячейку нового значения старая информация заменяется вводимой. Это самый простой способ заменить ошибочно введенное числовое значение (например, 15 вместо 17) или исправить строку, содержащую небольшое количество символов, либо короткий текст. Если же ячейка содержит громоздкую формулу или длинную строку символов, которые необходимо лишь незначительно скорректировать, предпочтительнее использовать строку формул. Для этого сначала щелкните на ячейке и установите курсор ввода в строку формул, а затем воспользуйтесь мышью или клавиатурой и внесите правку. Перейти в режим редактирования активной ячейки позволяет и функциональная клавиша . Вы можете также выполнить двойной щелчок на ячейке и внести изменения прямо в ней. Приемы редактирования содержимого ячейки такие же, как и в любом текстовом редакторе: для выделения символов в ячейке используются клавиши управления курсором, а для их удаления – клавиши и . По окончании редактирования достаточно нажать клавишу или щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул.
Для удаления содержимого выделите нужную ячейку, а затем нажмите клавишу или щелкните на ячейке правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт Очистить содержимое. Не следует вызывать команду Удалить, поскольку при этом ячейки удаляются с листа, а соседние ячейки сдвигаются и занимают их место.
Выделение ячеек и диапазонов
Операция выделения выполняется для обозначения ячеек, к которым должна относится следующая команда или действие. В Excel всегда выделена рамкой по крайней мере одна ячейка – активная. Ячейка является наименьшей структурной единицей, которая может быть выделена. Группа выделенных ячеек называется диапазоном. Для выделения диапазона ячеек переместите указатель в первую ячейку диапазона (убедитесь, что указатель имеет вид большого креста, как при выборе активной ячейки) и, удерживая кнопку мыши, перетащите его в нужном направлении до последней ячейки, которую необходимо включить в диапазон, затем отпустите кнопку.
Эту операцию можно выполнить и с помощью клавиатуры: следует поместить Указатель ячейки в начало выделяемой области, нажать клавишу а затем, Удерживая ее, расширить выделенный диапазон, используя клавиши управления курсором.
Для выделения одного столбца (строки) достаточно щелкнуть на его заголовке. Чтобы выделить несколько смежных столбцов (строк), следует щелкнуть на первом столбце(строке) выделяемого диапазона, а затем перетащить указатель через соответствующие столбцы (строки). Выделить весь рабочий лист можно посредством щелчка на сером прямоугольнике, находящемся на пересечении заголовков строк и столбцов.
Выделение несмежных диапазонов выполняется в том случае, когда действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях рабочего листа. Несколько несмежных диапазонов ячеек можно выделить, перемещая мышь при нажатой клавише .
Аналогичным образом выделяются несмежные столбцы и строки: выделите первую строку или первый столбец, а затем, удерживая нажатой клавишу , последовательно выделите остальные строки или столбцы.
Объединения и пересечение
Объединения и пересечение – особые виды диапазонов ячеек. Объединение содержит все ячейки, принадлежащие нескольким диапазонам. Если нужно, к примеру, вычислить сумму чисел, находящихся в ячейках С2:С8 и С20:С28, то объединение двух диапазонов ячеек в аргументе функции записывается следующим образом: С2:С8; С20: С28. В данном случае точка с запятой используется для обозначения объединения всех ячеек в обоих диапазонах.
Пересечение ячеек – это область, которая содержит ячейки, принадлежащие одновременно нескольким диапазонам. Для обозначения пересечения вместо точки с запятой используется пробел. Например, пересечение двух диапазонов, задаваемое как С2:С10 А10: J20, содержит только одну ячейку – С10.
Создание формул
Существует множество приемов создания формул. Мы начнем рассмотрение этой темы с методов ввода простых формул, включающих только одну математическую операцию. К примеру, в рабочем листе требуется умножить цену на количество и определить стоимость товара. Чтобы получить в ячейке С2 размер определить стоимость товара, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем – адреса ячеек A2 и B3, соединенных знаком умножения (*). Введенная в ячейку формула должна иметь следующий вид:
Ввод формулы завершается нажатием клавиши , после чего в ячейке появляется результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему будет формула, которая отображается в строке формул при активизации ячейки, а также в режиме редактирования содержимого данной ячейки (установить этот режим позволяет функциональная клавиша ).
Недостаток этого способа состоит в том, что при составлении сложных формул часто допускаются ошибки и неточности, например можно неверно указать адрес ячейки. Когда на рабочем листе находятся тысячи чисел, вероятность ошибок существенно возрастает.
В основу другого способа положен более надежный метод – наведи и щелкни, – которым знаменита программа Excel. Этот прием является традиционным для всех программ управления электронными таблицами. Для того чтобы вставить в формулу адрес ячейки достаточно вместо ввода его с клавиатуры щелкнуть мышью по этой ячейке.
При любом способе создания формул для контроля ввода можно пользоваться строкой формул, которая активизируется нажатием клавиши [=].
Вычисление суммы является одной из тех операций, которые чаще всего применяются при выполнении экономических и технических расчетов. В Excel имеется быстрый способ суммирования содержимого нескольких ячеек строки или столбца с помощью кнопки Автосумма, расположенной на стандартной панели инструментов.
Выделите ячейки, содержащие числа, которые нужно сложить (можно включить в выделяемую область и пустую ячейку, предназначенную для размещения результата суммирования). Затем щелкните на кнопке Автосумма. Excel просуммирует значения и поместит результат в первую пустую ячейку справа или снизу (независимо от того, выделили вы ее или нет).
Оформление таблицы
Чтобы придать находящимся на рабочем листе данным презентабельный вид, таблицу следует определенным образом отформатировать – установить ширину столбцов и высоту строк, выбрать шрифт текста, задать границы ячеек и т.п.
Изменение ширины столбцов и высоты строк
Наглядность таблицы во многом зависит от того, насколько удачно выбраны ширина столбцов и высота строк. Единицей измерения ширины столбцов является значение, равное ширине символа стандартного шрифта листа. По умолчанию ширина столбцов рабочего листа Excel является достаточной для отображения 8,43 символов. Если значение содержит большее или меньшее число символов, следует изменить ширину столбца.
Ширина столбца изменяется с помощью мыши или команд меню Формат. Выбрав команду Формат > Столбец > Автоподбор ширины, вы предоставите программе возможность самой установить оптимальную ширину столбцов и высоту строк на основе анализа содержимого выделенных ячеек.
Изменять ширину столбца удобнее всего с помощью мыши. Сначала подведите ее указатель к правой границе заголовка столбца, чтобы он приобрел вид двунаправленной стрелки. Затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите край заголовка столбца влево или вправо до установления нужной ширины и отпустите кнопку мыши.
При смещении границы вправо ширина столбца увеличивается, а при ее смещении влево – уменьшается. Значение ширины (в пикселах) отображается во всплывающей подсказке. После двойного щелчка на границе заголовка столбца Excel автоматически установит его ширину так, чтобы самая длинная запись столбца помещалась в ячейке полностью.
Точное значение ширины столбца задается в диалоговом окне Ширина столбца, которое открывается посредством команды Формат > Столбец > Ширина.
Аналогичным способом можно изменить ширину нескольких выделенных столбцов. При этом достаточно с помощью мыши определить нужную ширину для одного столбца. Как только вы отпустите левую кнопку мыши, для всех выделенных столбцов будет установлена одинаковая ширина. Чтобы для каждого из них задать оптимальную ширину с учетом содержимого ячеек, дважды щелкните на границе заголовка любого из выделенных столбцов.
Никогда не оставляйте в рабочем листе пустых столбцов. Они создают проблемы в процессе вычислений, при сортировке и использовании других средств программы.
Форматирование ячеек
Если вы не хотите форматировать, таблицу вручную, воспользуйтесь функцией автоматического форматирования. Программа сама создаст красивую и наглядную таблицу, а вы сможете уделить больше внимания работе с ее содержимым. Для выполнения автоформатирования предназначена команда Формат > Автоформат. Если оформление таблицы, предлагаемое программой, вам не подходит, можно применить инструменты форматирования Excel. Программа предлагает множество разнообразных средств и возможностей, которые позволят создать профессионально оформленные и наглядные таблицы.
В Excel существует два типа выравнивания: горизонтальное и вертикальное.
Горизонтальное выравнивание
По умолчанию текст в ячейках выравнивается по левому краю, числа – по правому, а логические значения и сообщения об ошибках – по центру. Параметры выравнивания, которые задаются по умолчанию, изменяются с помощью кнопок панели инструментов форматирования: вы можете выровнять текст или числа по правому краю или по центру. В Excel эти функции работают так же, как и в текстовом редакторе Word.
Кроме того, в панели инструментов Excel доступен еще один способ выравнивания – с объединением нескольких ячеек в одну. При его использовании данные и левой верхней ячейки выделенного диапазона распределяются по всем его ячейка: и выравниваются по центру. Этот способ часто применяется для создания заголовков рабочих листов. Учтите, что в ячейку, полученную в результате объединения нескольких ячеек, помещаются данные только одной ячейки. Данные из других ячеек уничтожаются.
Существуют еще несколько способов выравнивания, которые недоступны при работе с панелью инструментов форматирования. Их можно найти на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек.
Вертикальное выравнивание текста
Вертикальное выравнивание содержимого задается в списке по вертикали на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек. По умолчанию используется выравнивание по нижнему краю. Выравнивание по центру и по верхнему краю применяют для смещения содержимого ячейки соответствующим образом.
Границы и цвет
Эффективное использование шрифтов поможет вам сделать электронные таблицы более наглядными. При оформлении рабочих листов важная роль отводится инструментам создания границ диапазонов и цветового выделения информации, на которую в первую очередь необходимо обратить внимание при ознакомлении с таблицей. Граница – это контур, окружающий ячейку или диапазон ячеек. Используя различные границы, а также изменяя ширину столбцов и высоту строк, вы можете создать таблицы любого вида. Заливка применяется для выделения цветом определенных областей рабочего листа. Для большей наглядности вы можете выделить цветным шрифтом как текстовую информацию, так и числовые значения. Для управления этими параметрами форматирования используются кнопки Границы, Цвет заливки и Цвет шрифта панели форматирования. Рядом с кнопками находятся стрелки, предназначенные для открытия соответствующих палитр.
Ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрашивать области фоном или цветом, строить по табличным данным графики и диаграммы, вставлять в таблицу картинки и т.д. и т.п. Программа Excel достаточно мощная, возможности ее, особенно в последних версиях, весьма обширны. Одних только математических, логических, бухгалтерских, статистических функций, которые Excel умеет выполнять над табличными...
Рис. 18 ☺ Самостоятельно поработайте с диалоговым окном Формат ячеек и изучите возможности каждой из имеющихся закладок. Средства автоматического обобщения и анализа данных электронной таблицы Excel предоставляет разнообразные способы для автоматического обобщения и анализа данных: 1. Автоматические вычисления; 2. Средства для работы с базами данных и со списками, позволяющие...
Ячейка - неделимый элемент таблицы, в котором содержаться данные.
Структура ячейки в электронной таблице Excel имеет несколько уровней:
1. Верхний уровень - это изображение содержимого ячейки, которое выводится на экран. В нем мы видим отформатированные значения, такие как текст, числа или результаты вычисления формул.
2. Второй уровень содержит скрытое форматирование. В нем содержится служебная информация о содержании ячейки, которая никак не отображается, но используется в Excel при работе.
3. Третий уровень содержит формулу. В зависимости от того какие опции установлены, можно видеть либо значение, вычисленное формулой, либо саму формулу.
4. На четвертом уровне содержится имя ячейки.
5. Пятый уровень заключает в себе комментарий.
Адрес ячейки - определяется названием столбца и номером строки, которые образуют пересечение (например А1).
Блок ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки, столбца, последовательности частей строк и столбцов (например, В2:С5).
Рабочий лист - содержит отдельную электронную таблицу.
Рабочая книга - совокупность рабочих листов.
2. Типы данных
Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Могут включать в себя буквы, цифры, знаки препинания и т.д. Для явного указания символьных данных впереди ставиться апостроф " (например, запись "132 - электронная таблица будет считать текстом).
Если вводимый текст длиннее, чем размер колонки, то он будет показан в следующих колонках, если они пусты. В противном случае, текст будет обрезан границей следующей колонки.
Числовые данные содержат только численные значения. Если вводимое число больше размера клетки, то оно не отображается в соседней пустой ячейки, а автоматически происходит его преобразование в экспоненциальную форму (1,6Е+5) или происходит забивание клетки знаками - # .
В качестве десятичного разделителя используется запятая (12,1999).
Формула содержит запись, которая может включать арифметические, логические и другие действия, производимые с данными других ячеек (=А1+В1). Запись формулы всегда начинается со знака равно = .
Функция - небольшая подпрограмма, осуществляющая расчет данных по нескольким формулам (например, функция СРЗНАЧ(В2:D5) рассчитывает сначала сумму данных ячеек В2:D5, а затем делит полученную сумму на общее количество ячеек). Запись функции всегда начинается с символа @ .
Даты - числовые данные, отображающие дни, месяцы, годы (например, 12.1999 - декабрь 1999 года).
3. Формат ячеек
Для форматирования ячеек необходимо выполнить команду Формат - Ячейки . Результатом ваших действий будет появление диалогового окна:
Рис. 1. Диалоговое окно Формат ячеек .
Закладка Число позволяет сделать выбор следующих форматов:
Общий - используется для отображения текстовых и числовых значений произвольного типа.
Числовой - отображает числа в нормальном виде с заданной точностью (т.е. задается число цифр после запятой).
Денежный - отображает числа в денежной форме, т.е. с указанием денежной единицы (125,56 р.).
Финансовый - используется для выравнивания денежных величин по разделителю целой и дробной части.
Дата - отображает числовые значения в формате дат. Т.е. если вы введете число 366, то в формате даты это будет 30.12.1900. Дата может отображаться
· в числовой форме (12.04.99),
· с указанием месяца и года (апр 99),
· с указанием дня, месяца, года и времени (12.04.99 14:40).
Время - отображает числовые значения в формате времени. При указании времени может использоваться абривиатура PM , которая означает, что время указано после обеда (5:00 РМ - 17.00 ч.).
Процентный - отображает числа в виде процента. При вводе процентов надо учитывать, что проценты определяются, как часть от единицы. Т.е. для того чтобы ввести 85% надо вводить число 0,85.
Дробный - отображает не целые числа в виде дробей. Т.е. если ввести число 0,25, то оно отобразится в виде 1/4.
Экспоненциальный - отображает числа в экспоненциальной форме. Т.е. все числа отображаются в формате:
где М - число с целой частью в виде одной цифры;
Е - указатель десятичной экспоненты,
Р - порядок экспоненты.
Например, число 245 будет отображено как 2,45E+02
Текстовый - отображает числа в текстовом формате. Над такими числами действия производить нельзя.
Дополнительный - предназначен для работы с адресами, номерами телефонов и др.
4. Формулы и функции
4.1 Использование формул
Различают арифметические и логические формулы. В арифметических формулах используются следующие операторы:
+ - сложение;
- - вычитание;
* - умножение;
/ - деление;
^ - возведение в степень
В логических формулах используются операторы сравнения:
= - равно;
<> - не равно;
< - меньше;
> - больше;
<= - меньше либо равно;
>= - больше либо равно.
4.2 Использование функций
В электронной таблице представлены следующие виды функций:
· математические - выполняют сложные математические операции (расчет алгоритмов, тригонометрических функций и т.д.);
· статистические - выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений;
· текстовые - выполняют операции над текстовыми строками, например, вычисляют длину строки, производят операции замены текста;
· логические - используются для построения логических выражений;
· финансовые - используются в сложных финансовых расчетах, например, для определения размера ежемесячных выплат для погашения кредита;
· дата и время - используются для операций с датами и временем, например, находят число дней между двумя датами;
· работа с базой данных - применяются, если таблица используется как база данных;
· проверка свойств и значений - используются для проверки данных, внесенных в ячейки.
4.3 Относительная и абсолютная адресация
Относительная адресация устанавливается для ячеек в формулах и функциях по умолчанию и представляет собой обычный адрес ячейки, например, В2. Если в формуле или функции использованы относительные адреса ячеек, то при копировании такой формулы в другие ячейки, произойдет автоматическое изменение адресов ячеек:
Данная адресация удобна, если необходимо выполнить однотипную операцию для нескольких подряд расположенных ячеек. Однако относительная адресация бывает неудобной, если значения расположены только в конкретных ячейках. Тогда при копирование не требуется, чтобы происходило автоматическое изменение адресов ячеек. Для этого в формулах используется абсолютная адресация ячеек.
Абсолютный адрес ячейки - это неизменяемый, в процессе копирования или переноса формулы, адрес ячейки. Для указания абсолютного адреса вводится символ $ . Различают два типа абсолютной адресации: полная и частичная:
· Полная абсолютная адресация указывается, если при копировании или перемещении, адрес клетки полностью не должен меняться. Для этого символ $ ставится перед именем столбца и номером строки $A$1+$B$1.
· Частичная абсолютная адресация указывается, если при копировании и перемещении не меняется только номер строки или имя столбца A$1+B$1
Примечание . Если производится копирование формулы и адреса ячеек указаны относительно, то произойдет автоматическое изменение адресов. Если производится перенос формулы и адреса ячеек указаны относительно, то автоматическое изменение адресов не происходит. Однако если переносится не только формула, но и данные для расчета, то происходит автоматическое изменение адресов.
5. Общие принципы работы
5.1 Ввод и редактирование данных
Для ввода данных необходимо установить курсор на требуемую ячейку и с клавиатуры ввести данные. Ввод данных заканчивается нажатием клавиши .
Для редактирования содержимого ячейки необходимо установить курсор на требуемую ячейку и нажать клавишу или два раза щелкнуть мышкой. Редактирование данных также заканчивается нажатием клавиши .
5.2 Построение диаграмм
В электронной таблице Excel можно построить следующие основные типы диаграмм:
· Круговая диаграмма - используется для графической интерпретации одной переменной. Значения этой переменной представляются в диаграмме секторами круга. Может располагаться на плоскости и в пространстве.
· График - изображает каждую переменную в виде ломаной линии или плоскости (в пространстве).
· Гистограмма - изображает каждую переменную в виде столбца. Может располагаться на плоскости и в пространстве.
· Линейчатая - аналогична гистограмме, но располагается по вертикали. Может располагаться на плоскости и в пространстве.
· С областями - изображает каждую переменную в виде площади.
· Лепестковая - использует для построения графиков столько осей, сколько значений данных имеется.
Для построения диаграммы необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить данные. Если данные находятся не в соседних столбцах, то для выделения можно использовать клавишу .
2. Выполнить команду Вставка - Диаграмма .
3. Выбрать тип диаграммы и вид графика.
4. При необходимости изменить диапазон ячеек с данными.
5. Ввести атрибуты диаграммы (название осей и самого графика, легенду и т.д.).
6. Указать размещение диаграммы (на этом же листе или на новом).
7. Нажать кнопку Готово .
5.3 Работа с макросами
Макрос - записанная последовательность действий или команд, сохраненная под определенным именем для многократного использования. Макросы являются эффективным средством автоматизации трудоемких часто повторяющихся операций.
Макрос может быть создан вручную, с помощью команд языка программирования Visual Basic, или записан с помощью макрорекодера, который преобразует последовательность действий пользователя в код языка программирования.
Для создания макроса необходимо выполнить следующие действия:
1. Выполнить команду Сервис – Макрос – Начать запись .
2. Указать имя макроса и установить сочетание клавиш, вызывающих макрос.
3. Произвести действия, которые должен выполнять макрос.
4. Для завершения записи нажать кнопку Остановить запись на панели инструментов.
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные возможности электронных таблиц:
1) проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных;
2) автоматизация итоговых вычислений;
3) решение задач путём подбора значений параметров;
4) обработка (статистический анализ) результатов экспериментов;
5) проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);
6) подготовка табличных документов;
7) построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным;
8) создание и анализ баз данных (списков).
Загрузку программы MS Excel можно выполнить следующими способами:
1) Двойным щелчком по ярлыку Microsoft Excel на рабочем столе, если ярлык там находится.
2) Выполнением последовательности команд Пуск, Программы, Стандартные, ярлык Microsoft Excel.
3) Выполнением последовательности команд Пуск, Найти, Файлы и папки. В появившемся диалоговом окне в строке Имя ввести
Microsoft Excel (имя файла ярлыка программы MS Excel) и щелкнуть по кнопке Найти. После окончания поиска выполнить двойной щелчок по ярлыку Microsoft Excel. По завершению загрузки MS Excel закрыть окно поиска.
Загрузка процессора MS Excel заканчивается появлением на экране монитора окна приложения с открытым рабочим листом по имени Лист1 стандартной рабочей книги с именем по умолчанию Книга1.
При создании своей рабочей книги необходимо выполнить следующие действия:
1) Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Сервис, щёлкнуть левой кнопкой мышки по строке Параметры и в появившемся диалоговом окне щёлкнуть мышкой по закладке Общие. В окошечке Листов в новой книге установить требуемое число листов и щёлкнуть по кнопке Ok.
2) На панели инструментов Стандартная щёлкнуть по кнопке
Создать.
3) Щелчком левой кнопки мышки развернуть меню Файл и щёлкнуть мышкой по строке Сохранить как…. В появившемся окне щёлкнуть по стрелке окна Мои документы. В раскрывшемся меню щёлкнуть по строке с адресом вашего каталога, а затем в нижнем окне Имя файла вместо стандартного имени записать название своей рабочей книги, после чего щёлкнуть по кнопке Сохранить. В последующем при работе с этим файлом такие действия не выполнять, если не требуется замена имени файла, а достаточно периодически щёлкать по кнопке Сохранить на панели инструментов
Стандартная.
Рабочее окно MS Excel
Основными элементами рабочего окна являются:
1) Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);
2) Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.
3) Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).
4) Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (f x ), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.
5) Рабочая область (активный рабочий лист).
6) Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).
7) Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.
8) Строка состояния.
Структура электронных таблиц
Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Л ист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Л ист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.
Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.
На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.
На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.
Способы адресации ячеек
В MS Excel имеются три способа адресации ячеек: относительная , как показано выше (A7), абсолютная и смешанная . Признаком абсолютной адресации является знак $.
Если знак $ предшествует имени столбца и номеру строки $C$12, $A$2:$d$24, то это будет абсолютный адрес ячейки или диапазона ячеек. Абсолютная адресация применяется в случаях, когда в формулах необходимо осуществлять ссылку на одну и ту же ячейку (один и тот же диапазон ячеек).
Еслизнак$предшествует имени столбца $B7, то это будет абсолютный адрес столбца. Если знак $ предшествует номеру строки D$23, то это будет абсолютный адреса строки. Это примеры смешанной адресации.
Для изменения способа адресации при редактировании формулы нужно выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. При одном нажатии будет абсолютный адрес ячейки. При двух нажатиях будет абсолютный адрес строки. При трёх нажатиях будет абсолютный адрес столбца. При четырёх нажатиях будет относительный адрес ячейки.
Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из следующих основных типов: число , дата и время , текст или формула , а также оставаться пустой.
Любой современный пользователь персонального компьютера, который хоть раз сталкивался с пакетом программ Microsoft Office, являющимся на сегодняшний день одним из наиболее популярным, знает, что в данном пакете обязательно присутствует программа MS Excel. Сегодня будет рассмотрено основное понятие электронных таблиц. Также будет дана краткая информация об основных элементах структуры таблиц и некоторых возможностях данной программы.
Что собой представляет табличный процессор Excel?
Первое упоминание о программе Microsoft Excel относится к 1987 году. Именно тогда корпорация Microsoft выпустила известный программный пакет офисных приложений, которые были объединены общим названием MS Office. По сути он представляет собой универсальный инструмент для обработки математических данных любых уровней сложности и разновидностей. С помощью Excel можно решать математические, алгебраические, геометрические, тригонометрические задачи, работать с матрицами, решать сложные системы уравнений и многое другое. Чаще всего программа используется в сфере точных наук. Редактор электронных таблиц Excel обладает таким мощным функционалом, что многие пользователи даже не догадываются о том, насколько мощным является данный пакет программ.
Excel: начало работы
Когда пользователь открывает программу Excel, он видит перед собой таблицу, которая создана из шаблона по умолчанию. Рабочая область окна программы состоит из строк и столбцов. Их пересечение образует ячейки. Основным элементом электронной таблицы в понимании работы с данными любого типа является ячейка. Именно в ней вводятся данные. Каждая ячейка обладает своей нумерацией, которая состоит из порядкового обозначения строки и столбца, однако в разных версиях приложения система нумерации может быть различной.
Так, к примеру, в версии программы 2003 года первая ячейка, которая находится на пересечении столбца А и строки 1, обозначается А1. В версии программы 2010 года данный подход был изменен. Обозначение здесь представлено в виде порядковых чисел и цифр. В строке описания столбцы обозначены как С, а строки как R. Многие пользователи не понимают, с чем связано такое обозначение. На самом деле все довольно просто. Буква R используется потому что это первая буква английского слова Row, что в переводе означает строка или ряд. Буква C используется как первая литера в слове Column.
Используемая информация
Когда говорят, что основным элементом электронной таблицы является ячейка, то речь идет исключительно о вводимой информации – численных значениях, тексте, функциональных зависимостях, формулах и т.д. Информация в ячейках может иметь различный формат. Функция изменения формата ячейки вызывается путем нажатия правой кнопкой мыши. Информация может быть представлена в числовом, текстовом, денежном, процентном, дробном, временном форматах. Также можно задавать различные параметры вида и знаков после запятой.
Exel: структура главного окна программы
Если внимательно взглянуть на главное окно приложения, то можно заметить, что в стандартном варианте в таблице содержится 65536 строк и 256 столбцов. В нижней части окна программы расположены вкладки листов. В новом файле их всего три. Можно задать и большее количество. Если не считать, что в электронной таблице основным элементом является лист, то данное понятие можно отнести к содержанию на листах различных данных, которые могут использоваться при задании функций и формул. Данные операции могут использоваться при создании сложных систем вычислений, таблиц и отчетов.
Стоит отдельно упомянуть о том, что при наличии на разных листах взаимосвязанной информации результат при изменении данных в зависимых ячейках будет вычисляться автоматически без повторного введения функции или формулы, которая выражает ту или иную зависимость констант и переменных. Сверху расположена стандартная панель с несколькими пунктами меню, ниже находится строка формул. Если говорить о тех данных, которые содержатся в ячейках, то можно сказать, что основным элементом электронной таблицы является данный элемент, так как в самой строке отображаются числовые, текстовые данные, которые введены в ячейки или формулы и функциональные зависимости. Строка формул и ячейка в смысле отображения информации это одно и то же Однако для строки неприменимо задание типа данных или форматирование. Она является только средством просмотра и ввода.
Exel: формулы в электронных таблицах
Если же говорить о формулах, то их в программе достаточно много. Некоторые из формул даже совершенно неизвестны пользователям. Чтобы со всеми ними разобраться, необходимо внимательно изучить справочное руководство. В программе предусмотрена специальная возможность автоматизации процесса. При нажатии на кнопку fx, расположенную слева, или на знак = будет показан список, из которого можно выбрать необходимое действие. Это избавит пользователя от необходимости вводить формулы в ручном режиме. Также в системе имеется еще одно часто используемое средство. Это функция автосуммы. Она представлена в виде отдельной кнопки на панели инструментов. Здесь уже не придется вводить формулу. Достаточно просто активировать ячейку в столбце или строке после выделенного диапазона, где предлагается выполнить вычисление, а затем кликнуть по кнопке.
Если речь идет о взаимосвязанных ссылках, то к любому листу или ячейке могут быть прикреплены данные из другого места документа, стороннего файла, интернет-ресурса или исполняемого скрипта. Это дает возможность экономить место на диске и уменьшить исходный размер самих документов. С процессом создания таких связей придется тщательно разбираться. Однако, при желании сделать это довольно легко.
Диаграммы, графики, надстройки
Электронные таблицы MS Excel в плане дополнительных возможностей и инструментов предоставляют пользователю широкий выбор. Если не говорить об исполняемых скриптах Visual basic или Java, то можно остановится на графических визуальных средствах для просмотра результатов анализа. Ясно, что строить график или рисовать диаграмму на основе огромного количества зависимых данных вручную, а затем вставлять данный графический объект в таблицу в форме отдельного файла или прикрепленного изображения вряд ли кому-то захочется.
Именно по этой причине используется автоматическое создание данных объектов с предварительным выбором типа и вида. Строятся графики и диаграммы на основе определенной области информации. При построении диаграмм и графиков можно утверждать, что основным элементом данной электронной таблицы является несколько областей на разных листах и прикрепленных файлах или выделенная область, из которых будут браться значения зависимых и переменных результатов вычислений.
Использование фильтров
В некоторых случаях при работе с электронными таблицами может потребоваться использование специальных фильтров. Фильтры могут устанавливаться на один или несколько столбцов. Это в самом простом варианте позволяет осуществлять поиск информации, значения или текста во всем столбце. Все найденные результаты при совпадении будут показаны отдельно. При обнаружении зависимости, вместе с отфильтрованными данными одного столбца будут показаны остальные значения, которые расположены в других строках и столбцах. Это наиболее простой пример. Каждый пользовательский фильтр имеет собственное подменю со специфичными настройками и определенными критериями поиска.
Заключение
В одной статье рассматривать все возможности редактора электронных таблиц Excel нельзя. Однако обзор дает понять, какие элементы используются в электронных таблицах в качестве основных, и позволяет разобраться с основами работы в этой замечательной программе. Для полного освоения редактора электронных таблиц Excel придется изрядно потрудиться. Ведь очень часто даже сами разработчики не догадываются, на что способно их творение.
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.
Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.
Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.
Основные элементы электронной
таблицы ExcelФайл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).Рис. 79. Элементы таблицы
Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.
Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.
Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.
Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.
Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.