При работе с рефератом или курсовой, да и любой другой комплексной работой, важно соблюдать базовые принципы форматирования текста в Word , дабы ваша работа имела приемлемый общепринятый вид, текст не вылазил за границы, а абзацы имели четкие структурированные рамки. В этой статье речь пойдет об основных правилах форматирования текста в редакторе Word.
Основные правила форматирования текста в Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016
id="a1">После того, как текст был отредактирован, нужно адаптировать его внешний вид к общепринятому, то есть отформатировать его. Текстовый редактор Word предоставляет возможность форматирования разделов, страниц, таблиц, абзацев, символов и самого документа в общем.
Среди объектов, подлежащих форматированию, можно выделить: регистр, цвет текста, цвет выделения текста, начертание шрифта (подчеркнутое, курсивное, полужирное), интервал между символами в слове, размер шрифта, гарнитуру шрифта и пр.
Ниже мы приведем основные правила, которых следует придерживаться при форматировании текста в Ворде. Применяйте описанные в нижеследующей статье правила, и ваши тексты непременно будут иметь профессиональный, стильный и аккуратный вид.
- Следуйте одному стилю. При создании единого документа придерживайтесь одного и того же шрифта, и двух, максимум трех его размеров. Для примера, заголовки 17-ым, подзаголовки 15-ым, основной текст 11-ым. При написании официального документа намеревайтесь не использовать выделение цветом. Помимо этого, старайтесь не осуществлять выделение важных частей текста одновременно двумя стилями (к примеру, курсивом и жирным) – это делает восприятие данных гораздо сложнее.
- Задействуйте разрывы страниц. Если в документе нужно переместиться на другую страницу – применяйте разрывы страниц. Если же, в качестве примера, с этой целью вы станете множество раз задействовать переход на последующий абзац (при помощи нажатия на клавишу Enter) – в последующем у вас непременно будут трудности со смещением текста.
- Применяйте в новых параграфах отступы. С этой целью следует поместить курсор в начало абзаца и нажать клавишу TAB. Дабы последующие абзацы также начинались с красной строки, стоит поставить курсор в конце предыдущего абзаца и нажать кнопку Enter. Ни при каких обстоятельствах не задействуйте «пробел» для генерирования отступа (или красной строки).
- Время от времени проверяйте, чтобы форматирование текста было выполнено так, как вам нужно. По умолчанию форматирование текста не заметно невооруженному глазу. Чтобы отобразить его на экране, нужно нажать специальную кнопку.
После этого в тексте возникнут невидимые символы, служащие в качестве форматирования. К примеру, «пробел» можно увидеть, как точку в центральной части строки, табуляция представлена в виде стрелки вправо, а верно задействованный отступ не отображается никоим образом.
Набранный лишь посредством клавиатуры документ выглядит как скопление предложений, в котором трудно уловить главную идею автора, а также проследить логику его рассуждений. Для облегчения чтения и запоминания редактор Word и другие ему подобные программы предусматривают форматирование текста, включающее в себя разбивку на абзацы, выделение красной строки, наличие отступов и выступов, колонок, таблиц, списков и некоторые другие моменты.Частные нюансы форматирования документа
Основным способом разделить документ на несколько логически завершенных частей является расстановка знаков абзаца, которая производится нажатием на кнопку Enter. Каждый абзац для облегчения его восприятия должен начинаться с красной строки – отступа, который выполняется двумя способами. Оптимальная его величина – 1,25 см, и именно настолько следует переместить курсором мыши верхний маркер песочных часов, расположенный на горизонтальной линейке. Другой метод – через меню, которое находится в верхней части окна: кнопка «Формат» – строка «Абзац» – вкладка «Отступы и интервалы» – графа «Отступы». Нужно задать требуемую величину в ячейке «первая строка», затем нажать «Ок».Чтобы переместить весь текст, а не только красную строку, следует сместить нижнюю часть песочных часов на требуемую величину. Именно так в письмах форматируется графа «Кому и от кого». То же действие можно выполнить, пройдя вышеописанным путем и проставив цифры в графе «Отступ» в ячейках «слева» или «справа».
Чтобы текст равномерно заполнял весь документ, а не смещался к его левому полю, можно распределить его по ширине странице. Для этого необходимо выделить нужные абзацы и нажать на кнопку «По ширине» на панели форматирования. Она выглядит как квадрат из горизонтальных полосок. Там же можно центрировать текст для заголовка либо сместить его вправо в виде эпиграфа.
Функция списка удобна тогда, когда предстоит перечисление большого количества пунктов, а также добавление новых в середину перечня уже после его создания: нумерация сменится автоматически. Нумерованный или маркированный список можно выставить соответствующими кнопками на панели форматирования либо через команду «Список» в меню «Формат».
Помимо перечисленных функций в текстовом редакторе можно изменить размер и вид шрифта, приблизив его к деловому или, наоборот, к поздравительному, выделить часть документа подчеркиванием, курсивом, жирным или цветным шрифтом, свести данные в таблицу, а также выполнить другие, специализированные действия (вставка изображения, диаграммы).
Форматирование документа
Форматирование символов
Для представления содержания документа в более понятной и выразительной форме применяется форматирование. Символы являются основными объектами, из которых состоит текстовый документ, поэтому, прежде всего, необходимо правильно установить основные параметры, определяющие их внешний вид: шрифт, размер, начертание и цвет.
Шрифт. Шрифт - это полный набор символов (букв, цифр, знаков пунктуации, математических знаков, а также специальных символов) определенного рисунка. Каждый шрифт имеет свое название, например Times New Roman, Arial, Courier New и др.
По способу представления в компьютере различаются растровые и векторные шрифты . Для представления растровых шрифтов используются методы растровой графики, когда символы нерифта представляют собой группы пикселей. Растровые шрифты допускают масштабирование только с определенными коэффициентами (например, MS Sans Serif 8, 10, 12 и т. д.). В векторных шрифтах символы описываются математическими формулами и допускают произвольное масштабирование.
Обычно различные символы шрифта имеют и различную ширину, например буква "Ш" шире, чем буква "А". Однако имеются и моноширинные шрифты, в которых ширина всех символов одинакова. Примером такого шрифта является шрифт Courier New.
Существует и еще одно деление всех шрифтов: шрифты с засечками (например, Times New Roman) и рубленые (например, Arial). Считается, что шрифты с засечками легче воспринимаются глазом, и поэтому в большинстве печатных текстов используются именно они. Рубленые шрифты используют обычно для заголовков, выделений в тексте и подписей к рисункам" Примеры различных шрифтов представлены в табл. 3.4.
Размер шрифта. Единицей измерения размера шрифта является пункт (1 пт = 0,376 мм). Размеры шрифтов можно изменять в больших пределах (обычно от 1 до 1638 пунктов), причем в большинстве редакторов по умолчанию используется шрифт размером 10 пт. Ниже приведены примеры представления текста с помощью шрифта различных размеров:
Цвет символов. Если планируется многоцветная печать документа, то для различных групп символов можно задать различные цвета, выбранные из предлагаемой текстовым редактором палитры.
Контрольные вопросы
- 1. Какие параметры определяют внешний вид символов?
2. Какие существуют типы шрифтов?
Форматирование абзацев
Абзац выделяет в тексте его часть, представляющую законченный по смыслу фрагмент документа, окончание которого служит естественной паузой для перехода к новой мысли. В компьютерных текстовых документах абзац заканчивается управляющим символом конца абзаца. Ввод конца абзаца обеспечивается нажатием клавиши {Enter} и отображается символом ¶ , если включен режим отображения непечатаемых символов.
Абзац может состоять из любого набора символов, рисунков и объектов других приложений. Форматирование абзацев позволяет подготовить правильно и красиво оформленный документ.
Выравнивание абзацев. Выравнивание отражает расположение текста относительно границ полей страницы. Чаще всего используют четыре способа выравнивания абзацев: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине (рис. 3.8).
Отступы и интервалы. Весь абзац целиком может иметь отступы слева и справа , которые отмеряются от границ полей страницы. Так, эпиграф к художественному произведению или реквизиты адресата в заявлении имеют отступ слева, а при изготовлении углового штампа можно использовать отступ справа (рис. 3.10).
 |
| Рис. 3.10. Отступы абзаца |
Расстояние между строками документа можно изменять, задавая различные значения междустрочных интервалов (одинарный, двойной и т. д.). Для визуального отделения абзацев друг от друга можно устанавливать увеличенные интервалы до и после абзаца.
Контрольные вопросы
- 1. Каковы основные параметры форматирования абзацев?
2. В чем состоит различие между отступом первой строки абзаца и отступом абзаца?
3. В чем состоит различие междустрочных интервалов и интервалов между абзацами?
Нумерованные и маркированные списки
Списки являются удобным вариантом форматирования абзацев по единому образцу и применяются для размещения в документе различных перечней.
Нумерованные списки. В нумерованных списках элементы списка последовательно обозначаются с помощью чисел (арабских или римских) и букв (русского или латинского алфавитов) (рис. 3.11). При создании, удалении или перемещении элементов нумерованного списка автоматически меняется вся "нумерация. Пользователь может установить свою систему нумерации, например начать список с любого номера, пропустить номер и т. д.
Пользователь может установить удобный формат номеров (размер и начертание шрифта, отступ номера от поля страницы, расстояние от номера до текста и т. д.).
Многоуровневые списки. Многоуровневые списки можно использовать для отображения иерархических перечней (например, иерархической файловой системы). В многоуровневых списках в пункты списка более высокого уровня вставляются списки более низкого уровня (вложенные списки). Тип вложенного списка может совпадать с типом основного списка, но может и отличаться от него.
В качестве примера рассмотрим многоуровневый список, в котором на первом уровне находится нумерованный список из трех элементов, в первый элемент которого вложен маркированный список из двух элементов второго уровня, а во второй элемент - нумерованный список из двух элементов второго уровня (рис. 3.13).
 |
| Рис. 3.13. Многоуровневый список |
Контрольные вопросы
- 1. В чем состоит различие нумерованных и маркированных списков?
2. Может ли многоуровневый список включать как нумерованные, так и маркированные списки?
Стили форматирования
Для каждого абзаца можно задать свои параметры форматирования абзаца, символов и списков. При таком подходе изменение параметров форматирования для каждого абзаца необходимо производить отдельно и вручную.
Однако при создании многостраничных документов удобнее использовать стили форматирования . Каждому стилю форматирования присваивается название и устанавливаются все необходимые параметры форматирования шрифта, абзаца или списка.
Если задать параметры стиля форматирования, а затем применить его к выделенному фрагменту документа, то все абзацы выделенного фрагмента автоматически получат параметры форматирования, заданные данным стилем. Если необходимо изменить параметры форматирования абзацев, достаточно изменить параметры форматирования стиля.
Например, в данном учебнике используются несколько различных стилей:
- - Заголовок 1
(используется для задания параметров форматирования названий глав);
- Заголовок 2 (используется для задания параметров форматирования названий параграфов);
- Заголовок 3 (используется для задания параметров форматирования названий пунктов);
- Нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня контрольных вопросов);
- Многоуровневый нумерованный список (используется для задания параметров форматирования перечня тестовых заданий);
- Обычный (используется для задания параметров форматирования абзацев текста учебника).
Например, если вам не нравится вид заголовков, вы можете изменить параметры форматирования стилей заголовков, и заголовки автоматически приобретут новый вид во всем электронном варианте учебника.
Контрольные вопросы
- 1. В каких документах удобно использовать стили и почему?
В процессе создания документа в нем создаются заголовки, например в данном учебнике заголовок имеет каждая глава, параграф и пункт. Для того чтобы заголовки отличались по внешнему виду друг от друга, а также от основного текста, для них используются различные стили форматирования.
После создания объемного документа целесообразно вставить в документ оглавление, которое позволит читателю лучше ориентироваться в содержании документа. Оглавление представляет собой список заголовков, содержащихся в документе, с указанием страниц.
Оглавление документа, включающего главы, параграфы и пункты, является многоуровневым списком, в котором заголовки размещаются на соответствующих уровнях списка. Так, в оглавлении учебника на первом уровне размещены названия глав (стиль Заголовок 1 ), на втором уровне - названия параграфов (стиль Заголовок 2 ), на третьем уровне - названия пунктов (стиль Заголовок 3 ) (табл. 3.6).
Так, название данного пункта "Оглавление документа" относится к стилю Заголовок 3 и размещается на третьем уровне многоуровневого оглавления.
Если составлять оглавление вручную, то после каждого внесения изменений в документ необходимо переделывать и оглавление. В мощных текстовых редакторах оглавление генерируется автоматически.
При необходимости можно повышать или понижать уровень заголовков, тем самым перестраивая оглавление. Внешний вид оглавления можно настраивать, задавая индивидуальные параметры форматирования шрифта и абзаца для каждого уровня оглавления.
Контрольные вопросы
- 1. На каких уровнях в оглавлении учебника находятся заголовки глав? Заголовки параграфов? Заголовки пунктов?
2. Чем различаются параметры форматирования для различных уровней оглавления учебника?
Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами, обтекания отдельных абзацев, а также видов и начертаний шрифтов. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Суть форматирования заключается в способности текстового процессора изменять оформление документа на странице, а именно:
- - изменять границы рабочего поля, определяя поля сверху, снизу, слева, справа;
- - устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;
- - выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе;
- - равномерно распределять слова в строке;
- - использовать разные шрифты и т. п.
Форматирование текста . При редактировании документа изменяется его содержание, а при форматировании - его внешний вид. В текстовых редакторах различают форматирование символов и форматирование абзацев .
При форматировании символов , как правило, задаются параметры шрифта: гарнитура, размер, начертание, тип подчеркивания и прочее.
Гарнитура шрифта - это термин, которым определяется общая форма символом. Например, гарнитура roman является общим названием для целого семейства классических шрифтов и отличается засечками на концах букв и комбинациями толстых и тонких линий в начертании символа. Эта гарнитура легко читаема, поэтому разработчики шрифтов создали на ее базе множество шрифтов сходного вида, например шрифт Times New Roman, поставляемый с Windows.
Для любого фрагмента документа (слова, строки, абзаца, предложения или всего документа) можно задать шрифт . Понятие шрифта включает в себя совокупность следующих параметров:
- — тип шрифта (или гарнитура). Это может быть Таймс, Курьер и т. д.;
- — размер шрифта. Задается в пунктах. Например: 14 пт, 16 пт и т. д.;
- — начертание (обычный, полужирный, курсив, полужирный курсив);
- — тин подчеркивания (одинарное, двойное, волнистое и т. д.);
- — цвет шрифта;
- — эффекты (верхний и нижний индекс, зачеркивание, тень и т. д.);
Для задания другого шрифта выделите сначала фрагмент, в котором вы собираетесь поменять шрифт. Затем для изменения типа шрифта, размера и начертания воспользуйтесь панелью инструментов.
Если требуется увеличить (уменьшить) размер шрифта, то раскройте список размеров и выберите нужное значение или введите его самостоятельно. Чтобы изменить тип шрифта, раскройте список шрифтов и выберите нужный.
Сделать выделенный фрагмент текста полужирным, курсивом или подчеркнутым (в любых сочетаниях) можно нажатием соответствующих кнопок на панели инструментов. С их же помощью соответствующие эффекты и снимаются.
В редакторе Microsoft Word более тонкое форматирование шрифта можно выполнить, выделив фрагмент текста и выбрав команду Формат/Шрифт... Эта команда вызывает диалоговое окно, в котором можно сделать все предусмотренные варианты шрифтового оформления. С помощью элементов данного окна можно изменить не только тип и размер шрифта, но и все остальные параметры шрифта. Сделав необходимые настройки, нажмите клавишу ОК.
В большинство шрифтов кроме обычных символов, изображенных на клавишах клавиатуры, входят специальные символы и значки. Эти символы применяются при создании документов научного или технического характера, а также при работе не с английским, а с некоторыми другими языками. Поскольку символов такого рода на клавиатуре нет, в Word имеется диалоговое окно для их вставки.
Форматирование абзацев
Форматирование часто применяется по отношению к абзацу.
Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter . Абзац является ключевым элементом в структуре документа для многих текстовых процессоров (хотя имеются и другие, например, в Microsoft Word - разделы).
Операции форматирования абзацев включают установку границ абзацев и абзацных отступов, выравнивание, а также включение переноса слов.
Установку границ абзацев производят с помощью маркеров отступов, находящихся на координатной линейке, или соответствующими командами меню.
Выравнивание (выключка). Различают четыре вида горизонтального (влево, вправо, по центру, по ширине) и три вида вертикального выравнивания (вверх, вниз, по высоте).
Перенос . При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку. Это не придаст элегантности тексту; его правый край остается неровным. Для улучшения внешнего вида текста используют режим переноса. При ручном варианте переноса пользователь сам определяет место переноса, вводя дефис, и жестким переводом каретки (нажатием на клавишу Enter) переходит на следующую строку. Использование такого режима переноса приводит к необходимости удаления дефисов при повторном форматировании текста документа.
При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: текстовый процессор сам делит слово на слот и переносит его наилучшим способом. Этот режим не создает никаких трудностей при повторном форматировании.
Практически каждый текст, который Вы набираете в документе MS Word, должен быть отредактирован и отформатирован должным образом. Исключение может быть только в тех случаях, если Вы печатаете что-либо для себя. Да и то, приятнее смотреть на грамотно написанный текст, в котором выделены важные части.
Редактирование документа, напечатанного в Ворде – это изменение слов, фрагментов текста, исправление ошибок, то есть изменение содержимого. Форматирование поможет разделить текст на абзацы, выровнять его на листе, задать нужный вид и размер для букв, сделать списки в тексте, таблицы и прочее, то есть сделать его легким для восприятия.
Для различных документов, в различных организациях правильно оформленный текст – это обязательное требование. Это могут быть и юридические бумаги, и отчеты фирм, рефераты или лабораторные, курсовые или диплом.
Именно о редактировании и форматировании пойдет речь в данной статье.
Редактирование документов в Ворде
Редактирование текста включает в себя несколько этапов. Начнем мы с редактирования символов . Для этого используются клавиши «Backspace» или «Delete» . «Backspace» удаляет символ, расположенный слева от курсора, «Delete» – справа. Выделить слово, символ или цифру можно кликнув по нему два раза мышкой. Дальше или наберите другое слово, или нажмите одну из указанных кнопок, чтобы его удалить.
Теперь отредактируем абзацы . Если нужно, чтобы предложение в тексте начиналось с нового абзаца, поставьте курсор перед первым словом в этом предложении и нажмите «Enter» . Чтобы объединить два абзаца, поставьте курсор после последнего слова первого предложения и нажмите «Delete» .
Чтобы отредактировать фрагменты текста , выделите его мышкой: установите курсор в начале фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор в конец фрагмента. Выделите текст можно и другим способом: установите курсор в начале нужного текста, зажмите клавишу «Shift» и поставьте курсор в конец текста, который нужно выделить.
Выделенный фрагмент можно удалить, нажав клавишу «Backspace» или «Delete» . Также можно кликнуть по нему левой кнопкой мыши и, не отпуская ее, переместить фрагмент в нужную часть документа.
Если нужно перетащить фрагмент в другой документ Word, откройте два документа так, чтобы оба они были видны на экране. Затем, с помощью мыши, перетащите текст во второй документ.
Для работы с фрагментом текста, можно использовать и горячие клавиши. Выделите текст, нажмите «Ctrl+C» – скопировать, или «Ctrl+X» – вырезать. Затем установите курсор в другую часть документа и нажмите «Ctrl+V» – вставить.
Если Вам нужно отменить последнее действие , нажмите на кнопочку «Отменить ввод» на панели быстрого доступа. Там же есть кнопка в виде дискеты, нажмите на нее, чтобы сохранить документ. Выполнить отмену можно нажав комбинацию клавиш «Ctrl+Z» .
Если Вам нужно вставить специальные символы в текст документа, перейдите на вкладку «Вставка» и нажмите по кнопочке «Символ» , выберите пункт «Другие символы» .
В следующем окне в поле «Шрифт» выберите «(специальные знаки)» , ищите тот, который нужно вставить в документ, выделяйте его мышкой и нажимайте «Вставить» . Знак будет добавлен в то место документа, где был установлен курсор. Можете также перейти на вкладку «Специальные знаки» . Затем закройте окно.
Например, в документе часто повторяется слово «компьютер», а Вам нужно, чтобы вместо него было слово «ноутбук». Чтобы не удалять сто раз, и не писать одно и то же, воспользуемся функцией замены в документе. Как сделать замену в Ворде , Вы можете прочесть, перейдя по ссылке. Окно «Найти и заменить» вызывается комбинацией клавиш «Ctrl+H» .
Важным моментом также является проверка правописания в документе. Орфографические ошибки подчеркнуты в тексте красной волнистой линией, грамматические – зеленой.
Перейдите на вкладку «Рецензирование» и кликните по кнопочке «Правописание» .
Для грамматических ошибок Word предложит возможные слова для замены, для орфографических, в окошке будет написано пояснение ошибки.
Когда проверка правописания в документе будет закончена, появится соответствующее диалоговое окно, кликните в нем по кнопочке «ОК» .
Выполнять редактирование удобнее с включенными непечатаемыми знаками. Они показывают конец абзаца, знаки табуляции, разрывы страниц и прочее. Включить их можно нажав на кнопочку «Отобразить все знаки» на вкладке «Главная» . Поначалу будет непривычно, но со временем, это значительно упростит работу с документами.
Форматирование документов в Ворде
Теперь давайте сделаем отредактированный текст удобным для чтения. Чтобы другой человек, глядя на него, мог уловить важные слова, данные и прочую информацию.
Перейдите на вкладку «Главная» . Здесь Вы найдете большое количество различных инструментов. В группе «Шрифт» можно выбрать необходимый шрифт и размер букв, выделить текст жирным или курсивом, подчеркнуть или зачеркнуть, вставить подстрочный, надстрочный знак. Можно настроить различные параметры анимации для текста, выбрать для него фон или цвет букв.
В группе «Абзац» есть кнопочки для создания различных видов списка и для выравнивания текста на листе. Здесь же можно выбрать фон для абзаца, настроить межстрочный интервал и интервал между абзацами. Про то, как настроить интервалы в Word , прочтите, перейдя по ссылке.
На вкладке «Вставка» можно сделать таблицу в Word и сделать гиперссылку в Word . В группе «Колонтитулы» , кликнув по кнопочке «Номер страницы» , можно пронумеровать страницы в документе Ворд .
На вкладке «Разметка страницы» можно изменить ориентацию страниц документа, разбить текст на колонки или расставить переносы .
В некоторых группах, справа внизу есть маленькая стрелочка, нажав на нее, откроется диалоговое окно с дополнительными параметрами.
