Если вы активно используете почту при общении с клиентами и коллегами, редкий день обходится без копий. Они являются неотъемлемой частью рабочей переписки. Поэтому многие клиенты, перебираясь на Омнидеск со старой доброй почты, часто спрашивали о поддержке Cc и Bcc. До появления этой функциональности мы получили 47 (!) просьб добавить её. Цифра внушительная, ведь о своих потребностях и вопросах в лучшем случае пишут 5-7% желающих.
Перед тем, как перейти к подробностям нашей реализации копий, давайте разберёмся, что они собой представляют.
Типы получателей письма
To : (кому ) - основной получатель письма.Cc : (копия, carbon copy ) - вторичные получатели письма, которым направляется копия. Они видят и знают о наличии друг друга.
Bcc : (скрытая копия, blind carbon copy ) - скрытые получатели письма, чьи адреса не показываются другим получателям.
Примеры использования копий
а. Пользователь обратился за помощью и попросил отправлять ответы как на рабочую, так и личную почту. Вы указываете его личный адрес в копии (Cc), чтобы он смог отвечать с любого адреса и в каждом из них видеть всю переписку.б. Клиент оплатил консалтинг/поддержку/разработку, и вы регулярно общаетесь с его сотрудниками. Вы добавляете его в копию (Cc), чтобы он получал все ваши ответы, мог в любой момент вклиниться в переписку и оценить качество предоставляемых вами услуг.
в. Руководитель хочет следить за общением поддержки с VIP-клиентами. В обращениях от этих клиентов руководитель добавляется в скрытую копию (Bcc), чтобы он всегда получал ваши ответы (с историей переписки).
Прелесть в том, что клиент не знает о «слежке», а руководитель может ответить лично вам и, к примеру, сделать замечание:)
г. Клиент обращается к вам, чтобы обсудить получение скидки и способы оплаты. Он сразу добавляет своего бухгалтера в копию (Cc), чтобы тот мог следить за ходом общения и принять эстафету в нужный момент.
Как мы реализовали поддержку копий?
Приведённые выше примеры описывают лишь некоторые сценарии, которые клиенты «продавали» нам, аргументируя необходимость поддержки копий на сервисе. Мы реализовали все стандартные моменты, но не забыли добавить и несколько полезных фишек. Рассмотрим всё по порядку.Базовая функциональность
1) Справа от названия поля «Получатель» мы разместили две ссылки для добавления копий - «Сс» и «Bcc».
2) При нажатии на «Cc» появляется поле «Копия», и пропадает ссылка «Cc».
3) При нажатии на «Bcc» появляется поле «Скрытая копия», и пропадает ссылка «Bcc».
5) Когда сотрудник добавляет адрес в обычную копию (Cc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Копия». В этом случае оба пользователя видят, что письмо было доставлено на два адреса. Каждый из них может ответить как сотруднику, так и сотруднику + другому пользователю.
6) Когда сотрудник добавляет адрес в скрытую копию (Bcc) , его ответ отправляется на основной адрес из поля «Получатель» и на адрес из поля «Скрытая копия». В этом случае основной пользователь видит, что письмо пришло только ему, поэтому его ответ может быть отправлен только сотруднику.
При этом пользователь из скрытой копии видит, кто был основным получателем, и может отправить письмо как сотруднику, так и сотруднику + основному получателю.
7) Поддержка копий работает и в обратном направлении. Если пользователь отправляет запрос (или новый ответ в текущую переписку) и добавляет другой адрес в Cc, мы автоматически прописываем этот адрес в поле «Копия», чтобы при ответе сотрудника письмо отправлялось на оба адреса.
Полезные фишки
8) Все изменения в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия» фиксируются в истории действий.
9) Для каждого обращения мы запоминаем все адреса, которые указывались в полях «Получатель», «Копия» и «Скрытая копия». Поэтому после удаления адреса из поля его можно легко вернуть. Достаточно кликнуть в нужном поле, и мы предложим выбрать адрес из выпадающего списка.
10) Когда пользователь из скрытой копии отвечает сотруднику и основному пользователю, его письмо добавляется в обращение в виде обычного ответа. Если же он отвечает только сотруднику, тогда его письмо добавляется в обращение в качестве заметки , которая не видна основному пользователю (при просмотре переписки по обращению в своём аккаунте).
11) В правилах для входящих обращений мы добавили условие «Копия (Cc) обращения» , чтобы можно было отслеживать наличие определённого адреса (или домена) в копии и автоматически выполнять нужные действия.
12) Во всех типах правил появились два новых действия - «Добавить в копию» и «Добавить в скрытую копию» на случай, если требуется добавить адреса в копии, когда обращение соответствует условиям правила.
Вероятно, Вы уже обращали внимание, что
при получении писем от некоторых авторов
в разделе «кому» стоит список из нескольких десятков имейлов разных людей. Причем ни Вы, ни эти люди не давали своего согласия на то, чтобы эти имейлы были «засвечены». Естественно, кто-то из адресатов, отпишется от данной рассылки (нам всем надоел поток спама на наши почты). Но одно безусловно – все получатели отнесутся к автору рассылки, как к человеку непрофессиональному. И вряд ли согласятся принять его предложение.
Как же сделать так, чтобы не отправлять каждому адресату письмо отдельно и в то же время «не светить всех перед всеми»?
Практически любой почтовый сервис позволяет это сделать.
Рассмотрим эту возможность на примере самой популярной для деловых рассылок почте gmail.com
Обычно для отправки письма вы пользуетесь окном «Написать». Нажав на него, видите новое окно «Новое сообщение», в которое и вставляете все, что необходимо для создания и отправки самого письма.
В окно «Получатели» обычно вставляем имейлы наших адресатов.
Копия означает «точная копия». Это поле используется, когда вы просто хотите отправить письмо кому-то, кто не является основным получателем. Таким образом, вы можете держать человека в курсе, давая ему при этом знать, что отвечать на письмо не обязательно. Но все получатели данного письма видят адреса (и даже имена) друг друга.
Скрытая же копия означает «точная скрытая копия». Она работает так же, как и Копия, но в этом поле все адреса получателей скрыты.
Таким образом, использование этого поля – один из лучших способов отправить письмо большому количеству людей и соблюсти конфиденциальность. А значит, и не испортить отношение с ними. Используя эту возможность, можно вставить до 30 имейлов. А это значит, что одним нажатием кнопки вы можете отправить данное письмо сразу 30 адресатам, не показывая их имейлы.
И еще, при необходимости, можно вставить в тело письма картинку (4 ) или прикрепить файл (5 ).
Именно эта почта дает максимальное количество возможностей для редактирования.
Аналогично можно отправить одновременно нескольким адресатам письмо и на почте yandex.ru.
Нажимаете на «Написать» и далее в окне «Кому» (1 ) вставляете имейл первого адресата, а затем выбираете функцию «Копия» (2 ) или «Скрытая копия» (3 ). В зависимости от того хотите ли вы, чтобы все получатели вашего письма увидели все имейлы или сохраняете их право на конфедициальность адресов, выбираете одну из функций. Чтобы добавить каждый следующий имейл в список, необходимо нажать на кнопку с изображением человечка с «плюсиком» перед ним (4 ). Тогда из выпавшего списка можете выбрать своих постоянных адресатов или вписать их имейлы вручную.
Картинки можно загрузить с Яндекс Диска и файлы прикрепить тоже, как обычно.
Нажимаете на кнопку «Написать», появляется окно, в котором при нажатии мышкой в окне «Кому» (1 ), появляется выпадающий список с перечнем ваших постоянных адресатов (2 ). Можете выбрать из этого списка нужного. Или просто вставить желаемый имейл адресата вручную.
Если вы получили сообщение, существует несколько действий, которые можно выполнить с сообщений.
Чтобы ответить только отправителю, выберите ответ .
Чтобы ответить отправителю и всем остальным получателям в строках Кому и копия строк, выберите Ответить всем .
Чтобы отправить сообщение, чтобы кто-то не в поле Кому или копия строки, выделите вперед .
Ответ на сообщения и их пересылка - одна из наиболее частых задач в Microsoft Office Outlook 2007. В этом разделе содержатся основные сведения об ответах на сообщения и их пересылке. Справка по настройке сообщений, например по изменению фона или добавлению вложений, доступна в других разделах.
В этой статье
Ответ отправителю
Примечание:
Ответ отправителю и всем получателям сообщения
Вы можете ответить отправителю сообщения и всем пользователям, указанным в полях Кому и Копия .
Во многих случаях не требуется включать всех пользователей в ответ. Используйте функцию Ответить всем с осторожностью, особенно при наличии большого числа получателей или списков рассылки. Если необходимо написать только отправителю сообщения, рекомендуется использовать кнопку Ответить . Кроме того, вы можете удалить имена людей или списков рассылки, которым не нужно читать ответ.
Совет: Если вам требуется написать только одному из получателей, можно удалить других. Для этого щелкните имя получателя в поле Кому или Копия (при этом имя будет выделено) и нажмите клавишу DELETE.
Примечание: По умолчанию при ответе на сообщение электронной почты, исходное сообщение включается в теле сообщения. В разделе , чтобы изменить этот параметр.
Пересылка сообщения
Совет: Если вы хотите переслать несколько сообщений, выберите первое и, удерживая нажатой клавишу CTRL, выберите остальные сообщения, а затем нажмите кнопку Переслать . Все сообщения будут пересланы в виде вложений в новое сообщение.
Если сообщение выбрано, но не открыто в отдельном окне. На стандартной панели инструментов нажмите кнопку Переслать .
Если сообщение открыто. На вкладке Сообщение в группе Ответ нажмите кнопку Переслать .
На вкладке Параметры в группе Поля выберите пункт Отобразить поле "СК" .
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создайте сообщение.
В поле Кому введите имена получателей.
Примечание: В полях Кому , Копия и СК должен быть указан по крайней мере один допустимый получатель электронной почты.
Чтобы выбрать имена адресатов из списка, нажмите кнопку Кому , Копия или СК .
Подробнее о полях Копия и СК
Копия : всем адресатам, указанным в этом поле сообщения Outlook, будет отправлена копия сообщения. При этом их имена будут видны всем остальным получателям данного сообщения.
СК : название этого поля - сокращение от словосочетания "скрытая копия". Всем адресатам, указанным в этом поле сообщения электронной почты, будет отправлена копия сообщения, но при этом их имена не будут видны другим получателям сообщения. Если при создании нового сообщения поле СК не отображается, его можно добавить.
Нажмите кнопку Отправить .
Отмена автоматического включения исходного сообщения
Устранение неполадок, при которых отсутствует кнопка "Отправить"
При отсутствии команды Отправить невозможно отправить сообщение. В этом разделе приведены сведения о поиске команды Отправить , указаны возможные причины ее отсутствия и перечислены действия для исправления этой проблемы.
Кнопка Отправить находится рядом с полями "Кому", "Копия" и "СК".
Если в Outlook 2007 не настроена учетная запись электронной почты, команда Отправить не отображается, а сообщения невозможно отправить.
В большинстве случаев Outlook 2007 используется с учетной записью электронной почты. Тем не менее существует ряд причин, по которым учетная запись электронной почты может не быть настроена:
Outlook 2007 настроен без поддержки электронной почты. В редких случаях Outlook 2007 может быть настроен для управления только контактами, задачами или календарями.
Настройка учетной записи электронной почты была прервана. При первом запуске Outlook 2007 настройка учетной записи не была завершена.
Файл конфигурации учетной записи поврежден. Повреждение файла конфигурации, который используется для хранения сведений конфигурации учетной записи электронной почты, может привести к тому, что ранее настроенная учетная запись электронной почты не будет отображаться.
Примечание: Вы можете открыть файл данных Outlook, который называется файл личных папок (PST), просмотреть полученные сообщения и открыть окно создания сообщения с помощью команд Создать , Ответить , Ответить всем или Переслать . Однако если не настроена ни одна учетная запись электронной почты, кнопка Отправить не будет отображаться.
Проверка наличия учетной записи
Прежде всего убедитесь в том, что учетная запись электронной почты настроена.
Если в списке Имя на вкладке Электронная почта отсутствуют записи, в профиле Outlook нет настроенных учетных записей электронной почты.
Дополнительные сведения о добавлении учетной записи электронной почты см. в статье
В современных реалиях электронной почтой пользуется большинство юзеров сети интернет, вне зависимости от возрастных категорий. Из-за этого правильное оперирование с почтой является необходимым для любого человека, имеющего явные потребности в интернете и общении.
Процесс написания и последующего отправления сообщений с использованием каких-либо почтовых сервисов, является первым, с чем необходимо ознакомиться каждому пользователю. Далее по ходу статьи нами будет раскрыта тема отправки писем по электронной почте с некоторыми детальными уточнениями.
Кроме сказанного стоит отметить то, что практически каждый почтовый сервис хоть и обладает уникальными особенностями, основной функционал все равно остается неизменным. Это же в свою очередь позволит вам как пользователю, без проблем разрешить трудности при отправке почты.
Помните, что каждое отправленное сообщение достигает адреса практически моментально. Таким образом, отредактировать или удалить письмо после отправления невозможно.
Яндекс Почта
Почтовый сервис от компании Яндекс демонстрирует отличные показатели стабильности в работе системы пересылки писем на протяжении многих лет. Вследствие этого, данный E-Mail является наиболее рекомендованным как минимум из русскоязычных ресурсов данной разновидности.
Нами уже затрагивалась тема создания и дальнейшей отправки сообщений в соответствующей статье на сайте.
- Откройте главную страницу электронного ящика от Яндекс и выполните авторизацию.
- В правом верхнем углу экрана найдите кнопку «Написать» .
- В графе «От кого» можно вручную изменить ваше имя как отправителя, а также поменять стиль отображения официального домена Яндекс.Почты.
- Заполните поле «Кому» в соответствии с адресом электронной почты нужного человека.
- Если требуется, на собственное усмотрение можно заполнить поле «Тема» .
- В обязательном порядке в основное текстовое поле введите отправляемое сообщение.
- Для облегчения последующей связи рекомендуется активировать внутреннюю систему оповещений.
- По завершении оформления сообщения нажмите кнопку «Отправить» .
Автоматическая система данного сервиса поможет вам с вводом полного E-Mail.
Максимальные размеры письма, а также ограничения по оформлению имеют крайне размытые рамки.
Обратите внимание, что Яндекс.Почта, как и другие похожие сервисы, предоставляет возможность автоматической отправки письма по истечении предопределенного периода времени. При этом рамки могут быть установлены в полном соответствии со всеми возможными предпочтениями отправителя.
В процессе редактирования на случай нестабильной работы сервиса при написании больших писем происходит автоматическое сохранение черновиков. Найти их и продолжить отправку впоследствии можно будет в соответствующем разделе через навигационное меню почтового ящика.
На этом все существующие возможности Яндекс.Почты касательно процедуры написания и отправки писем, заканчиваются.
Mail.ru
Если сравнивать почтовый сервис Mail.ru по предоставляемым возможностям с другими аналогичными ресурсами, то единственной примечательной деталью является факт достаточно высокого уровня безопасности данных. В остальном все действия, в частности, написание писем, не выделяются чем-то особенным.
- Выполнив процедуру авторизации, перейдите к почтовому ящику.
- В левом верхнем углу экрана под основным логотипом сайта кликните по кнопке «Написать письмо» .
- Текстовую графу «Кому» нужно заполнить в соответствии с полным E-Mail адресом получателя.
- Вполне можно также добавить еще одного адресата, воспользовавшись функционалом автоматического создания копии сообщения.
- В следующую представленную графу «Тема» добавьте краткое описание причины обращения.
- Если нужно, можете загрузить дополнительные документы, используя локальное хранилище данных, Облако@Mail.ru или прочие ранее полученные сохраненные текстовые сообщения с файлами.
- Основной текстовый блок на странице, располагающийся под панелью инструментов, нужно заполнить текстом обращения.
- Здесь опять же можно настроить систему уведомлений, напоминаний, а также отправку письма в определенный период времени.
- Закончив с заполнением требуемых блоков, в левом верхнем углу над полем «Кому» кликните по кнопке «Отправить» .
- По факту отправки получатель получит почту моментально, если его ящик позволяет ее принимать должным образом.
Разновидность используемой почты адресата не имеет значения, так как любые почтовые сервисы прекрасно взаимодействуют друг с другом.
Поле вполне можно оставить пустым, однако при таком раскладе смысл отправки почты теряется.
Как можно заметить, почтовый ящик от компании Mail.ru не сильно отличается от Яндекса и не способен вызвать особых затруднений в процессе эксплуатации.
Gmail
Почтовый сервис от компании Google, в отличие от ранее затронутых ресурсов, имеет уникальную структуру интерфейса, отчего у новичков часто возникают трудности с освоением базовых возможностей. Однако в данном случае нужно просто внимательно ознакомиться с каждой деталью на экране, включая всплывающие подсказки.
Вдобавок к сказанному важно обратить ваше внимание на то, что Gmail зачастую может стать единственным рабочим почтовым сервисом. Касается это больше всего конкретно регистрации аккаунта на разных сайтах, так как реализованная здесь система обработки писем активно взаимодействует с другими E-Mail.
- Откройте официальный сайт почтового сервиса от компании Google и выполните вход.
- В левой части окна интернет-обозревателя над основным блоком с навигационным меню найдите и воспользуйтесь кнопкой «Написать» .
- Теперь в правой нижней части страницы вам будет представлена базовая форма для создания письма, которую можно развернуть на весь экран.
- Впишите в текстовое поле «Кому» E-Mail адреса людей, которым нужно отправить данное письмо.
- Графа «Тема» , как и ранее, заполняется при явной необходимости с целью уточнения причин отправки почты.
- Основное текстовое поле заполните в соответствии с вашими представлениями, не забывая использовать возможности сервиса касательно оформления отправляемой почты.
- Заметьте, что сообщение при редактировании самостоятельно сохраняется и оповещает об этом.
- Для пересылки почты кликните по кнопке «Отправить» в левом нижнем углу активного окна.
- По факту отправки почты вам будет предоставлено соответствующее уведомление.
Для множественной пересылки сообщения используйте разделение пробелами между каждым указанным адресатом.
Gmail, как можно отметить, больше нацелен на использование в работе, нежели для общения с другими людьми посредством почты.
Rambler
Электронный почтовый ящик Rambler имеет крайне схожий с Mail.ru стиль оформления, однако в этом случае интерфейс не предоставляет некоторых возможностей. В связи с этим данная почта в большей степени подойдет именно для общения с пользователями, а не организации рабочего пространства или рассылки.
- Прежде всего войдите на официальный сайт Rambler почты и выполните регистрацию с последующей авторизацией.
- Сразу под верхней навигационной панелью по сервисам сайта Рамблер найдите кнопку «Написать письмо» и кликните по ней.
- Добавьте в текстовое поле «Кому» E-Mail адреса всех получателей вне зависимости от доменного имени.
- В блок «Тема» вставьте небольшое описание причин обращения.
- По своему усмотрению в соответствии с желаниями заполните основную часть интерфейса создания сообщения, используя при необходимости панель инструментов.
- Если нужно, добавьте какие-либо вложения с помощью кнопки «Прикрепить файл» .
- Закончив создание обращения, кликните по кнопке с подписью «Отправить письмо» в нижней левой части окна веб-браузера.
- При должном подходе к созданию сообщения, оно будет успешно отправлено.
Как видно, в процессе эксплуатации сервиса можно избежать трудностей, следуя основным рекомендациям.
В завершение ко всему сказанному в данной статье важно упомянуть то, что каждая почта имеет не особо отличающийся функционал ответа на некогда присланные сообщения. При этом создание ответа производится в специально отведенном редакторе, в котором помимо прочего имеется раннее письмо отправителя.
Надеемся, у вас получилось разобраться с возможностями создания и рассылки писем через распространенные почтовые сервисы.
Недавно я получил эту работу, поэтому, хотя я бы разделил:
Отправка всей исходящей почты в Отправленные папки с postfix и cyrus imap.
Сделайте postfix отправьте копии экземпляров всех исходящих писем на специальную "отправленную" почтовая учетная запись. Используйте сито на этой специальной учетной записи, чтобы перенаправить все электронные письма в папку "Отправленные", связанные с учетной записью.
Создайте учетную запись пользователя электронной почты для отправленных
Самый простой способ сделать это - создать новую учетную запись unix для отправленных, установка оболочки в /bin/false, чтобы никто не мог регистрироваться в:
Host$ sudo useradd sent host$ sudo chsh -s /bin/false sent
Настроить imap для отправленного пользователя
Используя cyradm, мы создаем новый почтовый ящик (т.е. пользователь) и даем этому пользователю добавить доступ ко всем нашим папкам "Отправленные" imap:
Host$ $ cyradm -user cyrus localhost
Password:
Создайте сито script для отправленной учетной записи
Этот script перенаправляет всю входящую электронную почту на отправленную учетную запись, на Отправлена папка в папке "Входящие" отправителей.
Мой script называется sent.sieve и выглядит примерно так:
# Sieve script for sent. If outgoing email is bcc"ed to this account, # this sieve script will redirect it to the sender Sent folder require ["fileinto"]; if address:is:localpart "From" "userx" { fileinto "user.userx.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "usery" { fileinto "user.usery.Sent"; } elsif address:is:localpart "From" "userz" { fileinto "user.userz.Sent"; }
Вам нужно будет ввести запись для каждого из ваших пользователей (userx, usery, userz в примере выше). Я не смог найти лучший способ сделать это. Предложения приветствуются [email protected]
Установите сито script следующим образом:
Host$ sieveshell localhost -user=sent -a=cyrus
Password:
Настроить сопоставление bcc для postfix
В постфиксном каталоге (/etc/postfix на debian) создайте файл с именем bcc_map выглядит следующим образом:
# copy all locally sent mail to the sent account @yourdomain.com [email protected]
Скомпилируйте это в хэш файл постфикса, используя:
Host$ sudo postmap bcc_map
Добавьте следующую конфигурацию в файл конфигурации postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash:/etc/postfix/bcc_map
И сделайте postfix перезагрузите его конфигурацию:
host $sudo/etc/init.d/postfix reload
Тестирование и отладка
Отправьте письмо и проверьте, что оно скопировано в папку Sent.
В случае возникновения проблем вы должны проверить журналы cyrus и postfix (все регистрируются на /var/log/syslog на моем хосте debian). Опечатки и неправильные разрешения доступа обычно приводят к тому, что некоторые подсказки отправляются на журналы.